仕事を行ううえで、会議は欠かせないものといえる。
より良い会議を行うための手法として、高い注目を集めているのが「グラフィックレコーディング」だ。
ここでは、グラフィックレコーディングの役割やメリット、また成功させるためのポイントについて解説する。
目次
1. そもそもグラフィックレコーディングとは？
グラフィックレコーディングの概要や主な役割は、以下の通りだ。
1-1 グラフィックレコーディングの概要と役割
グラフィックレコーディングとは、紙などにイラスト・図形・文章などを描き、会議の内容をまとめていく手法を指す。主な役割は「会議の内容をわかりやすくすること」だ。
会議で言葉だけのやり取りを行っていると、さまざまな方向に話が展開することも少なくない。
すると、本来の会議の目的がわからなくなったり、意見をまとめるのが大変になったりすることもある。
その点、グラフィックレコーディングはイラストなどで意見を可視化する手法なので、会議が進んでも内容をわかりやすく記録でき、共通理解を深められるのが特徴だ。
1-2 絵が下手でもできるの？
ただ、なかにはイラストを描くのが苦手で、グラフィックレコーディングを行うのに不安を感じる人もいるだろう。
絵を描くのが苦手な場合、グラフィックレコーディングはできないのだろうか。
結論からいうと、絵に自信がない人であっても、問題なくグラフィックレコーディングを行える。
人物や建物などを描くときは、丸・三角・四角などの図形を組み合わせれば問題なく伝わるケースが多い。
また、関係性についても矢印や線を描ければ、問題なく説明できる。
絵を上手に描けないという人でも、ポイントを押さえれば簡単に取り組めるため、敷居の低さが魅力だ。
2. グラフィックレコーディングはどんなときに役立つの？
実際に、グラフィックレコーディングはどのようなシーンで活用できるのだろうか。
グラフィックレコーディングが役立つ代表的なシーンには、以下のものが挙げられる。
2-1 新規開発・製作などの会議
新しいものを開発・製作するための会議などでは、グラフィックレコーディングが大いに役立つ。
どのようなゴールに向かって話をしているのか、またそのゴールに到達するためにはどうすべきかなど、まだ形のないものについての意見を可視化できる。
2-2 所属や立場が違う人が集まる話し合いの場
会議に参加する人は、所属や立場が同じ人ばかりとは限らない。
たとえば、新入社員が会議に参加する場合、先輩社員に意見を述べるのは気が引けてしまうケースもあるだろう。
また、言いたいことがあるものの、緊張して言葉ではうまく伝えられないケースも少なくない。
グラフィックレコーディングを取り入れれば、このようなケースでもイラストや図を使って、考えをスムーズに伝えやすくなる。
イラストや図での説明ならイメージを共有しやすく、角が立ちにくくなるのも魅力だ。
このように、会議に参加している人の意見を広く集めたい場合などにも、グラフィックレコーディングは便利な手法といえる。
2-3 業務における社員同士の意思疎通
チームで活動していると、「今後仕事をどう進めていくか」など、状況確認をするケースも多くみられる。
このようなときに、確認できる共通の資料がないと言葉だけでの説明になり、意思疎通がうまくいかない場合がある。
グラフィックレコーディングをしたときの紙を保管しておいたり、写真に撮っておいたりすれば、相手に見せてスムーズに確認できるのが魅力だ。
3. グラフィックレコーディングの効果・メリット
グラフィックレコーディングの主なメリットには、以下の3つが挙げられる。
3-1 会議中の集中力アップ
言葉のやり取りだけで会議を進めていくと、どうしても途中で集中力が切れてしまい、きちんと内容を理解できないケースもみられる。
その点、グラフィックレコーディングなら会話をイラストなどで可視化することで、記憶に残りやすいというメリットがある。
また、会議全体の流れをグラフィックで確認できるため理解しやすく、集中力アップが期待できるのだ。
3-2 会議全体を俯瞰的に見られる
会議の内容をイラストで表すことで、直感的に構造・関係性を理解できるのが大きなメリットだ。
全体像を俯瞰でき、思考の整理に役立てられる。
また、イラストによって理解が深まり、会議参加者の共通認識が生まれやすいのが魅力だ。
3-3 意見交換が活発になる
グラフィックは、さまざまな意見を持つ会議参加者の橋渡し役をしてくれる。
言葉だけでのディスカッションよりも価値観を共有しやすくなり、合意形成に役立てられるのだ。
また、イラストでのやり取りなら、自然に意見交換がしやすい空気が生まれる。
多角的な視点から意見交換を行うことで、会議をより良いものにできる可能性が高まるのだ。
4. グラフィックレコーディングの書き方
グラフィックレコーディングを始めるには、必要なものを準備したり、具体的な手順を確認したりする必要がある。必要なものと手順は以下の通りだ。
4-1 必要なもの
グラフィックレコーディングを行うには、イラストなどを描くための紙が必要だ。
会議が進んで意見が多くなってくると、紙の余白が少なくなるおそれがあるため、気を付ける必要がある。
会議にかける時間や人数を考慮し、数枚の紙を用意しておくのがポイントだ。
また、スケッチノートやホワイトボードなどを活用する手もある。
さらに、用意するものとして黒色のペンが挙げられる。必要に応じて、さまざまな色の蛍光ペンなどを用意しておくのも良いだろう。
ペンは細すぎると見づらくなる可能性があるため、ある程度の太さがあるものを選ぶのが無難だ。
4-2 グラフィックレコーディングを行う際の手順
手順としては、まず「話し合いの目的」を定める必要がある。
何のために会議を行うのか、また何をゴールとするのかを決めておくのが肝心だ。
目的が決まったら、実際に会議参加者を集めて、グラフィックレコーディングを行う。
会議のベースとなる要素や、話し合いによって得られた意見・アイディアなどをグラフィックで可視化し、会議を進めていく。
その後、グラフィックを見返して意見交換や課題抽出などを行うという流れが基本だ。
5. グラフィックレコーディングを活用した感想とは？
実際にグラフィックレコーディングをした人は、どのような感想を持ったのだろうか。
とある IT関連企業のチームがグラフィックレコーディングを行ったケースでは、「図になることで理解しやすかった」という意見が挙げられた。
また、「話し合いや共通理解のポイントがわかりやすい」「イラストなどによる会議は見た目にも楽しい」という感想を持つ人もみられた。
実際にグラフィックレコーディングを体験してみると、会話だけの会議とは異なる魅力やメリットを発見できるケースも多いのだ。
このような意見が世間の注目を集め、グラフィックレコーディングの普及が進んでいる。
6. グラフィックレコーディングを成功させるためのポイント
グラフィックレコーディングを成功させるためのポイントには、以下の4つが挙げられる。
6-1 時間をかけず素早く描く
できる限りスピーディーにイラストを描くのが、重要なポイントとして挙げられる。
なぜなら、ゆっくりと時間をかけてイラストを描いていると、会議のスピードに置いていかれてしまう可能性があるためだ。
極力線は少なく、シンプルにすることを心がけると、素早くイラストを描ける。
また、人物や矢印などのアイコンはグラフィックレコーディングで使われることも多いため、あらかじめ描く練習をしておくのも良い方法だ。
6-2 人の話をきちんと聞く
情報をイラストにして整理するには、人の話をきちんと聞くことが大切だ。
また、ただ聞くだけではなく、話の節目を意識しておくのがポイントといえる。
必要な情報をピックアップして可視化することで、内容を振り替えるときに理解しやすくなる。
6-3 色分けをしてわかりやすくする
黒色・赤色・緑色などの複数のペンを使う場合は、それぞれの役割をあらかじめ決めておくのがポイントだ。たとえば、黒色はイラストや話し合いをした内容を描くための、ベースの色として使用する。
赤色は重要部分や決定事項、緑色は気になったポイントに使うという具合だ。
それぞれの色ごとに使うシーンを決めておくと、情報を区分してわかりやすく示すことができる。
7. グラフィックレコーディングを取り入れてビジネスを加速させよう
グラフィックレコーディングはイラストなどによって情報を可視化し、共通認識を持ちやすくなるなどのメリットがある。
また、グラフィックを用いることで自然にコミュニケーションを取りやすくなり、会議をより有意義なものにできる可能性があるのが魅力だ。
グラフィックレコーディングを上手に活用し、ビジネスを加速させよう。
